全面預(yù)算管理是企業(yè)內(nèi)部管理控制的一種方法。從最初的計(jì)劃、協(xié)調(diào),發(fā)展到現(xiàn)在兼具控制、激勵(lì)、評(píng)價(jià)等功能為一體的一種綜合貫徹企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的管理機(jī)制,全面預(yù)算管理已處于企業(yè)內(nèi)部控制的核心地位。那么,企業(yè)在全面推進(jìn)信息化發(fā)展的過(guò)程中,從全面預(yù)算管理軟件選擇及在實(shí)施的過(guò)程中該避開(kāi)哪些誤區(qū)呢?為給更多的讀者提供有價(jià)值的信息,今天筆者有幸采訪到全面預(yù)算管理信息化專家——東華軟件副總裁、企業(yè)管理研究院院長(zhǎng)兼東華厚盾總經(jīng)理陳龍章先生,他將以他在全面預(yù)算管理信息化領(lǐng)域十多年的經(jīng)驗(yàn)給出企業(yè)預(yù)算信息化選型建議。
筆者帶著疑問(wèn)來(lái)到東華合創(chuàng)大廈陳龍章先生的辦公室內(nèi),一進(jìn)門便看到墻上掛著“天道酬勤”的字幅,在彼此的相互介紹中,陳龍章先生話語(yǔ)真誠(chéng),笑容隨和,目光炯炯。得知我們來(lái)意后,針對(duì)我們提出的問(wèn)題,陳龍章先生都一一做出了回答。
一、企業(yè)如何避開(kāi)全面預(yù)算管理軟件的選擇誤區(qū)
針對(duì)這個(gè)問(wèn)題,陳龍章先生答到,經(jīng)過(guò)多年的研究與推廣經(jīng)驗(yàn),企業(yè)在選型時(shí)有幾個(gè)需要注意的要點(diǎn):
1、企業(yè)預(yù)期目標(biāo)與軟件設(shè)計(jì)特點(diǎn)是否吻合?
不同行業(yè)性質(zhì)、不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)、不同經(jīng)營(yíng)理念和管理模式、不同組織架構(gòu),甚至不同企業(yè)文化,都會(huì)使企業(yè)對(duì)全面預(yù)算管理預(yù)期實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的要求有所不同:有的企業(yè)側(cè)重預(yù)算編制過(guò)程中的預(yù)測(cè)、有的側(cè)重預(yù)算執(zhí)行情況分析、考評(píng)、有的更強(qiáng)調(diào)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程控制。而任何管理都是有成本的,而且任何管理的推行都需要管理基礎(chǔ),比如,對(duì)國(guó)內(nèi)大多企業(yè)來(lái)講,生產(chǎn)、銷售大多在創(chuàng)新發(fā)展階段,很難界定預(yù)算標(biāo)準(zhǔn),而歷史數(shù)據(jù)的積累又缺乏一定的規(guī)范(比如,往年決算數(shù)據(jù)與現(xiàn)行預(yù)算項(xiàng)目很難一一對(duì)應(yīng),對(duì)現(xiàn)行預(yù)算編制缺乏歷史參考支撐),此時(shí),希望通過(guò)全面預(yù)算管理系統(tǒng)提高預(yù)測(cè)準(zhǔn)確度往往會(huì)比較困難。但根據(jù)實(shí)際管理需要,扎扎實(shí)實(shí)控制預(yù)算執(zhí)行過(guò)程,對(duì)企業(yè)提高執(zhí)行力、完成預(yù)期目標(biāo)可能會(huì)更可行。
2、是否實(shí)用——軟件預(yù)期實(shí)現(xiàn)功能與企業(yè)迫切需求吻合程度?
為了保證選擇的軟件系統(tǒng)性價(jià)比高,而非是采購(gòu)一個(gè)非常龐大的系統(tǒng)卻實(shí)際僅應(yīng)用一小部分功能,企業(yè)在選擇時(shí)可以事先將自己所需要實(shí)現(xiàn)的管理需求進(jìn)行列表,并描述出每個(gè)管理需求所要實(shí)現(xiàn)的主要功能,然后像點(diǎn)菜一樣對(duì)照每個(gè)備選軟件,將軟件通過(guò)設(shè)置就能實(shí)現(xiàn)的管理需求進(jìn)行標(biāo)記,最終將能滿足列表中70%以上的軟件作為備選(對(duì)剩余30%功能,可以要求通過(guò)定制開(kāi)發(fā)的方式進(jìn)行補(bǔ)充)。對(duì)每個(gè)備選軟件的功能清單進(jìn)行審查,查看其所包含的功能超過(guò)本身管理需求的部分,可以要求軟件廠商減去此部分功能,同時(shí)降低相應(yīng)部分軟件系統(tǒng)費(fèi)用。
3、軟件是否能與已有系統(tǒng)有良好接口、是否能根據(jù)實(shí)際管理流程進(jìn)行自定義設(shè)計(jì)?
全面預(yù)算管理系統(tǒng)不是一個(gè)孤立的系統(tǒng),它往往需要和ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)接,因此,選擇一個(gè)全面預(yù)算管理系統(tǒng),同時(shí)需要審查其是否具備或可以通過(guò)開(kāi)發(fā)具備與企業(yè)已有系統(tǒng)的接口。
全面預(yù)算管理軟件不同于財(cái)務(wù)軟件,財(cái)務(wù)軟件必須滿足會(huì)計(jì)制度、稅務(wù)制度要求,企業(yè)發(fā)揮的余地很少,所以某種意義上可以說(shuō)財(cái)務(wù)軟件是一種工具軟件。而全面預(yù)算管理軟件是為了滿足企業(yè)自身管理需求,需要完全根據(jù)企業(yè)管理模式、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改造、設(shè)置,因此,它是一種真正意義上的“管理軟件”。既是管理軟件,就需要能滿足實(shí)際管理需要:能隨企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)流程的調(diào)整而調(diào)整,隨企業(yè)各部門、崗位分工變化而調(diào)整各種流程權(quán)限。因此,需要全面預(yù)算管理軟件能提供靈活的工作流定義功能,以適應(yīng)企業(yè)實(shí)際管理流程的變化。
4、是否能根據(jù)企業(yè)需求進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)?
中國(guó)許多企業(yè)歷來(lái)不缺先進(jìn)的管理理念,但缺的往往是管理工具。而工具不是先進(jìn)的就是最好的,只有適合的才是最好:全面預(yù)算管理模式、預(yù)算管理制度、預(yù)算編制方法、預(yù)算控制流程、預(yù)算考評(píng)辦法都不能靠簡(jiǎn)單的拿來(lái)主義。同樣,全面預(yù)算管理軟件更是如此,世上沒(méi)有一款軟件是完全適合自己的,這也就是為什么日本那么小一個(gè)國(guó)家會(huì)有那么多軟件外包開(kāi)發(fā)服務(wù)的原因——多小的一個(gè)企業(yè),都需要一套真正自己的管理系統(tǒng)。因此,在選擇全面預(yù)算管理軟件時(shí),考察廠商是否能、是否愿意能提供定制開(kāi)發(fā)是十分必要的。有的廠商考慮成本問(wèn)題,一般不愿意提供定制開(kāi)發(fā)服務(wù),就算提供,也是通過(guò)外包或委托其他第三方的方式。這樣的管理軟件,往往在后續(xù)的應(yīng)用中會(huì)帶來(lái)很大的風(fēng)險(xiǎn),需要企業(yè)決策者能事先預(yù)見(jiàn)并能防范此種風(fēng)險(xiǎn)。
5、是否易操作、易維護(hù)?
全面預(yù)算管理軟件是一種工具,是需要企業(yè)在很大范圍內(nèi)應(yīng)用的工具(預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、考評(píng)都不僅僅是在財(cái)務(wù)部門一家范圍,而是整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)應(yīng)用),因此其部署、維護(hù)是否方便(目前一般B/S架構(gòu)系統(tǒng)更容易部署、維護(hù))、操作是否方便、界面是否簡(jiǎn)介清晰,都是選擇的標(biāo)準(zhǔn)。
二、企業(yè)在全面預(yù)算管理實(shí)施過(guò)程應(yīng)避開(kāi)的誤區(qū)
陳龍章先生依據(jù)自己在實(shí)施領(lǐng)域的深厚積累和對(duì)企業(yè)全面預(yù)算實(shí)務(wù)的長(zhǎng)期觀察,總結(jié)出了全面預(yù)算管理過(guò)程中需要特別注意的問(wèn)題,企業(yè)應(yīng)避免走入這些誤區(qū):
誤區(qū)一:為預(yù)算而預(yù)算
企業(yè)和企業(yè)的主管部門均認(rèn)識(shí)到了全面預(yù)算管理的有效作用,并把是否實(shí)施全面預(yù)算管理作為衡量企業(yè)管理水平高低的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),但對(duì)預(yù)算到底應(yīng)是什么樣子,如何安排和實(shí)施預(yù)算,尚缺乏深刻的理解。不少企業(yè)為了在企業(yè)管理水平認(rèn)定方面能得到有關(guān)部門和單位的認(rèn)同,紛紛實(shí)施預(yù)算管理,并制定了一系列有關(guān)預(yù)算管理的制度性文件。實(shí)際上,企業(yè)實(shí)施預(yù)算管理是提高企業(yè)整體管理水平的重要手段,而不是衡量管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn),預(yù)算管理的核心在于對(duì)企業(yè)未來(lái)的行動(dòng)進(jìn)行事先安排和計(jì)劃,對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門、單位的各種資源進(jìn)行分配、考核和控制,以使企業(yè)按照既定目標(biāo)行事,從而有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。所以,企業(yè)不能只將預(yù)算管理作為管理制度的組成部分去填補(bǔ)制度空白,而應(yīng)將預(yù)算管理作為實(shí)施企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的具體手段,重點(diǎn)不在于企業(yè)有無(wú)預(yù)算管理制度,而重在預(yù)算管理是否有效實(shí)施和落實(shí)。
誤區(qū)二:強(qiáng)求全面預(yù)算編制“完全準(zhǔn)確”
陳龍章先生認(rèn)為,預(yù)算的編制與實(shí)際執(zhí)行所需數(shù)據(jù)出現(xiàn)差額很正常,差額也恰恰是接下來(lái)的預(yù)算變更等過(guò)程的基礎(chǔ)。差額的出現(xiàn)意味著預(yù)測(cè)與實(shí)際情況不一致,而更重要的是隨之而來(lái)的追蹤溯源和調(diào)整,有行動(dòng)、有跟進(jìn),差額才有意義和價(jià)值。因此,在進(jìn)行全面預(yù)算管理時(shí),企業(yè)不能過(guò)于強(qiáng)調(diào)“準(zhǔn)確”,而要貼近實(shí)際要求;同時(shí)需要根據(jù)自己的情況進(jìn)行滾動(dòng)預(yù)算,將指標(biāo)分解到季度、月度甚至周,而并非僅僅進(jìn)行年度預(yù)算,以便隨時(shí)進(jìn)行控制和調(diào)整。滾動(dòng)預(yù)算是有效的修正工具,能夠更好地推動(dòng)全面預(yù)算落地與執(zhí)行。
舉例而言,對(duì)于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)波動(dòng)較大、受季節(jié)和熱點(diǎn)事件影響強(qiáng)烈的企業(yè)而言,滾動(dòng)預(yù)算的時(shí)間單位就要更小一些,同時(shí)要及時(shí)對(duì)差額產(chǎn)生的原因進(jìn)行追溯,對(duì)費(fèi)用超支的情況要求解釋、明晰責(zé)任,及時(shí)察覺(jué)行業(yè)變化和可能的預(yù)算規(guī)劃不當(dāng)。
誤區(qū)三:全面預(yù)算并非是財(cái)務(wù)性的,編制預(yù)算并非純粹歸屬財(cái)務(wù)部門
全面預(yù)算管理最顯著的特點(diǎn)是:全員參與、全業(yè)務(wù)、全過(guò)程控制,全面預(yù)算只是在財(cái)務(wù)收支預(yù)算基礎(chǔ)上的延伸和發(fā)展,以至于很多人都認(rèn)為預(yù)算是財(cái)務(wù)行為,應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算的制定和控制,甚至把預(yù)算理解為是財(cái)務(wù)部門控制資金支出的計(jì)劃和措施。這種思想是萬(wàn)萬(wàn)要不得的,盡管各種預(yù)算最終可以表現(xiàn)為財(cái)務(wù)預(yù)算,但預(yù)算的基礎(chǔ)是各種業(yè)務(wù)、投資、資金、人力資源、科研開(kāi)發(fā)以及管理,這些內(nèi)容并非財(cái)務(wù)部門所能確定和左右。財(cái)務(wù)部門在預(yù)算編制中的作用主要是從財(cái)務(wù)角度為各部門、各業(yè)務(wù)預(yù)算提供關(guān)于預(yù)算編制的原則和方法,并對(duì)各種預(yù)算進(jìn)行匯總和分析,而非代替具體的部門去編制預(yù)算。
陳龍章先生最后提到,除此之外,還有一些其他的誤區(qū)需要企業(yè)依據(jù)自己的實(shí)際情況去認(rèn)真識(shí)別。同時(shí),信息化時(shí)代的全面預(yù)算管理系統(tǒng)通過(guò)優(yōu)秀實(shí)施商之手,可以幫助企業(yè)搭建高效的全面預(yù)算管理體系,梳理企業(yè)管理脈絡(luò),幫助企業(yè)避開(kāi)全面預(yù)算誤區(qū)。